PERANAN SISTEM BILLING PADA INSTANSI KESEHATAN

PERANAN SISTEM BILLING PADA INSTANSI KESEHATAN

Semakin hari dunia semakin mengalami perkembangan secara signifikan. Dunia seakan tak henti hentinya berkembang ke arah yang lebih modern. Salah satu perkembangan yang sangat pesat adalah perkembangan di sektor teknologi. Perkembangan sektor teknologi telah merubah bagaimana cara kita hidup dan bekerja. Perkembangan teknologi informasi dunia yang begitu pesat sekarang ini telah merambah ke berbagai sektor. Seiring dengan perkembangan teknologi yang sangat pesat, kita juga dituntut untuk dapat memanfaatkan perkembangan teknologi tersebut. Salah satu cara memanfaatkan perkembangan teknologi informasi adalah penggunaan komputer di berbagai bidang kehidupan. Komputer telah mengalami perkembangan mulai dari hardware hingga software. Penggunaan komputer saat ini sudah mempengaruhi hampir di seluruh aspek kehidupan.

Peranan teknologi informasi dalam berbagai aspek tersebut dapat dipahami karena sebagai sebuah teknologi yang menitikberatkan pada pengaturan sistem informasi dengan penggunaan komputer, teknologi informasi dapat memenuhi kebutuhan informasi dengan sangat cepat, tepat waktu, relevan, dan akurat. Menurut Wilkinson dan Cerullo (1997) hampir semua perusahaan bisnis menggunakan mikrokomputer dan komputer induk sebagai bagian yang saling terintegrasi dalam system informasi. Kebutuhan akan komputer untuk menunjang terciptanya informasi yang akurat sangatlah besar terutama di bidang kesehatan.

Peranan teknologi informasi di bidang kesehatan sangat penting. Kita tahu bahwa pelayanan kesehatan memerlukan pelayanan yang cepat, tepat dan akurat. Di dalam hal ini teknologi informasi yang diterapkan didalam dunia kesehatan sangat berperan penting. Tidak hanya akan dirasakan manfaatnya oleh para penggunanya, tetapi juga oleh organisasi, perusahaan dan instansi yang terkait di dalam bidang kesehatan tersebut, misalnya rumah sakit, puskesmas, klinik, PBF (pedagang besar farmasi), pabrik obat dan lain sebagainya di dalam hal  penyimpanan dan pengolahan data, administrasi suatu rumah sakit atau klinik, hingga melakukan riset bidang kedokteran, mendiagnosis penyakit, menemukan obat yang tepat, serta menganalisis organ tubuh manusia bagian dalam yang sulit dilihat. Perangkat ini secara tidak langsung dapat menolong jiwa manusia . sehingga memerlukan suatu teknologi software yang dapat mengatur semua secara menyeluruh. Seperti menggunakan system “Billing”.

1. Pengertian Sistem  Billing

            Billing berasal dari bahasa Inggris yaitu bill (noun), yang artinya bukti transaksi pembayaran. Maka billing dapat juga diartikan mengirimkan bukti transaksi, atau mengumumkan bukti transaksi. Setiap bidang usaha kini selalu melakukan transaksi, apalagi bidang-bidang yang selalu melakukan transaksi dalam jumlah besar seperti rumah sakit atau departement store atau bidang usaha yang transaksinya berbentuk abstrak seperti usaha warung internet atau warung game online, dan disinilah sistem billing bekerja. Sistem billing merupakan sistem yang membantu para usahawan untuk mengatur dan mencatat segala transaksi yang terjadi. Contohnya bagi pengusaha warung internet, billing sistem digunakan untuk memonitor penggunaan dan pemasukan warnetnya. Sedangkan jika bagi usahawan di bidang perumahsakitan sistem billing digunakan untuk mencatat proses pelayanan, mulai pasien datang sampai dengan pasien pulang. Menghitung biaya yang harus dibayar pasien secara otomatis, serta memberikan informasi sebagai analisa pengambilan keputusan secara cepat dan akurat.

2.  Bentuk Sistem Billing

            Pada dasarnya sistem billing merupakan sistem pencatat dan pemonitor transaksi berbentuk software. Awalnya penciptanya hanya menciptakan sistem billing ini berbentuk software yang jika orang ingin memilikinya mereka haruslah membeli software tersebut dan kemudian menginstallnya ke komputer atau notebook mereka. tetapi kini, dengan adanya internet, kemudian software-software tersebut dapat di download melalui situs-situs yang disediakan. Ada bermacam-macam model sistem billing dengan kelebihan dan kekurangannya, ada juga yang gratis dan ada juga yang dikenai biaya. Untuk mendownload dengan aman agar hardisk tidak terkena bahaya virus, kita dapat menggunakan FDM (Free Download Manager), software ini bekerja membantu kita agar melakukan proses download di jalurnya.

Contohnya seperti boss dari mitraboss, Sombrero Net Bill, indobilling, billiard system billing, PSN/IgoS Billing System, dan lainnya. Merk-merk di atas adalah merk-merk software sistem billing yang kini dapat diakses di internet.

3. Mekanisme Sistem Billing

            Mekanisme sistem billing yang menggunakan software pada dasarnya cukup mudah. Kita cukup menginstalnya ke komputer atau notebook, tetapi lain halnya jika mengakses melalui internet dan mengoprasikannya menggunakan internet, seperti yang disediakan oleh PSN/IgoS Billing System. Tetapi biasanya billing system keluaran PSN/Igos ini biasa digunakan di warung-warung internet atau warung game online. Dapat dilihat bahwa antara pemilik warnet dengan pengguna warnet masing-masing terhubung ke software Billing melalui media internet. Si pemilik warnet kemudian mengakses informasi mengenai pemakai warnet menggunakan sistem Billing yang disediakan oleh software free download tersebut. Setelah para pengguna warnet tersebut selesai menggunakan, maka secara otomatis sistem billing akan menghitung berapa biaya yang diperlukan per kilobyte pemakaian.

4.  Perangkat pendukung

            Dalam mengoprasikan sistem ini tidak hanya cukup memiliki software dan juga komputer tempat mengoprasikannya. Perangkat lain yang dibutuhkan ada bermacam-macam. Tetapi perlu diingat bahwa tiap bidang usaha dan juga sistem yang digunakan berbeda-beda kebutuhannya. Jika seseorang menggunakan layanan download melalui internet, seperti yang biasa dilakukan warnet perangkat yang dibutuhkan yaitu :

I. Server :

-        Pentium III-800

-        Memory512 MB

-        HD 20 GB

-        Dual ethernet card

-        Any Linux distro with pre-installed : mysql database, apache and php

II. Client :

-        Pentium III

-        Memory 128, but 256 recommended

-        HD 10 GB

-        ethernet card

Perangkat di atas biasa dibutuhkan oleh software free download seperti PSN/IgoS, biasanya software free download pada umumnya juga secara garis besar membutuhkan perangkat seperti di atas. Lain halnya jika para pengguna sistem billing, menggunakan software biasa tanpa perlu mengakses internet. Contohnya seperti yang digunakan oleh rumah sakit. Perngkat yang mereka butuhkan antara lain yaitu :

a)      Perangkat Keras (Hardware)

-        Server, dengan spesifikasi minimum :

-        Processor Pentium II 300 Mhz

-        Memori 64 MB

-        Harddisk 3,2 GB

-        Workstation, dengan spesifikasi minimum Processor Pentium 166 Mhz, memori 32 MB, harddisk 2,1 GB

b)      Perangkat Lunak (Software)

-           Microsoft WindowsNT Server 4.0

-           Microsoft Windows 98

-           Microsoft SQL Server 7.0

-           Program Billing System

-           PDR40606.0946.36

Sistem Jaringan Komputer Billing system merupakan aplikasi yang terintegrasi, sehingga komputer-komputer yang ada (server dan workstation) harus dihubungkan dengan menggunakan topologi star. Dengan sistem jaringan komputer ini operasional ataupun proses monitoring dapat dilakukan sesuai hak akses masing-masing penggunan. Perangkat yang terpenting dari semuanya adalah sumber daya manusia yang terampil dan disiplin dan juga jujur sehingga sistem dapat berjalan sesuai dengan yang diinginkan. 

5.      Keuntungan Sistem Billing

-     Akan Memudahkan pemilik usaha untuk memanage segala transaksi yang terjadi

-     Pemakaiannya lebih praktis

-     Lebih menghemat dari segi pengeluaran, maksutnya dengan menggunakan sistem billing ini setiap usaha hanya perlu memperkerjakan satu orang operator untuk mengontrol segala aktivitas transaksi yang terjadi

-     Simpel dalam menggunakannya karena sudah dilengkapi fiture-fiture standard yang dibutuhkan

6.      Kerugian Sistem Billing

-     Software ini masih mudah di hack.

-     Jika internet atau listik di sekitar sedang bermasalah, maka sistem ini pun akan ikut bermasalah, karena sistem ini benar-benar tergantung oleh internet dan juga listrik.

-     Jika software masternya terkena virus dan seluruh datanya hilang sulit untuk mencari history back up-nya.

-     Menurut para pengguna, sistem ini masih terdapat Bug, dan masih mudah dilumpuhkan. Olehkarena itu keamanan sistem ini belum terjamin sepenuhnya.

7.     Sistem Billing di Rumah Sakit

            Sistem billing di Rumah sakit berfungsi mengatur dan memproses semua tagihan yang berkaitan dengan item atau jasa yang dijual. dan khususnya di rumah sakit, item-item tersebut lebih khusus kepada obat-obatan, dan juga tindakan-tindakan medis.

 

www.buk.kemkes.go.id

Gambar 1. Sistem Billing di Rumah Sakit

8.        Jenis Billing di Rumah Sakit

Billing system Rumah sakit  itu ada 3 macam :

1)         Manual / Stand Alone Bill System, yaitu billing system yang tidak terintegrasi dengan sistem-sistem lainnya (aplikasi-aplikasi lain). Pada Billing System jenis ini semua tindakan di poliklinik dan penunjang dicatat secara manual, lalu diinputkan ke aplikasi oleh petugas billing, lalu tagihan / invoice bisa dicetak.

2)         Semi Integrated Bill System, yaitu billing system yang terintegrasi dengan sistem lainnya tetapi cuman sebagian, misal Pendaftaran –> Billing, atau Pendaftaran –> Penunjang –> Billing, dll.

3)         Fully Integrated Bill System, yaitu billing system yang terintegrasi dengan seluruh sistem rumah sakit (khususnya yang berkaitan dengan masalah keuangan). Pada billing system jenis ini semua proses yang menghasilkan charging ( berbiaya ) akan langsung tercatat di sistem, sehingga ketika pasien akan pulang, petugas billing tidak terlalu sibuk mengentry tindakan-tindakan / item-item yang di charge ke pasien dan dengan demikian waktu tunggu pasien akan semakin sebentar dan pelayanan bisa lebih memuaskan. Semua proses mulai dari pendaftaran, tindakan di poliklinik, penunjan, farmasi, dll akan langsung tercatat, bahkan back office (finance & akunting) akan memperoleh laporan dan data yang bisa dengan mudah dan cepat tersaji. (wodpress, 2008).

9. Kemampuan sistem Billing di Rumah Sakit

Pada dasarnya tiap software sistem Billing memiliki kemampuan yang sama yaitu sebagai pemonitor transaksi yang terjadi pada setiap badan atau usaha yang menggunakannya. Tetapi selanjutnya masing-masing pengguna mengembangkannya ke arah yang berbeda-beda sehingga akhirnya memiliki kemampuan lebih yang berbeda tiap sistem. Seperti ditujukkan berikut ini :

A.    Sistem Billing Rumah sakit

1. Pendaftaran

•      Mendata pasien baru dan memberikan nomor registrasi secara otomatis

•      Menerima pasien lama (kunjungan)

•      Mendata diagnosa awal penyakit pasien

•      Menangani transaksi karcis

•      Memberikan informasi data pasien, kondisi kamar serta tarif di rumah sakit

•      Tersedia print out karcis

2. Instalasi Rawat Jalan/Instalasi Penunjang (Laboratorium, Radiologi dll)

•      Menangani transaksi tindakan, pemakaian alat-alat kesehatan

•      Menampilkan tarif secara otomatis

3. Instalasi Rawat Darurat

•      Menangani transaksi tindakan, pemakaian alat-alat kesehatan

•      Menampilkan tarif secara otomatis

4. Instalasi Rawat Inap

•      Menangani transaksi tindakan, pemakaian alat-alat kesehatan

•      Menangani transaksi visite dan konsul

•      Menangani transaksi penggunaan tempat tidur

•      Menangani proses pindah kamar/ruangan/kelas

•      Menangani transaksi antar tempat layanan

•      Menangani transaksi pergantian paramedic

•      Menampilkan tarif secara otomatis

5. Pembayaran

•      Menangani pembayaran pasien (langsung lunas)

•      Menangani pembayaran pasien dengan mengangsur

•      Menangani pembayaran pasien dengan subsidi

•      Menangani pembayaran pasien dengan jaminan/ASKES

•      Tersedianya print out jenis transaksi dan tagihan pasien

6. Laporan

•      Menyajikan jenis transaksi dari tiap pasien termasuk rincian biaya

•      Menyajikan daftar kunjungan pasien serta histori penyakitnya

•      Menghitung dan menyajikan secara otomatis jasa medis

•      Menyajikan besar pendapatan, subsidi, jaminan, termasuk rincian penerimaan

•      Menyajikan laporan 10 penyakit terbanyak

Selain rumah sakit system billing juga digunakan oleh usaha lainnya, dan dalam pengembangannya tentu saja diarahkan ke hal yang berbeda-beda, sesuai kebutuhan. Dan tetap perlu digaris bawahi sistem billing ini pada dasarnya sistem untuk mencatat dan memonitor segala transaksi yang terjadi pada suatu usaha.

10.  Contoh Pengaplikasian Billing System pada Pasien di rumah Sakit

A. Transaksi Registrasi Keluar (Pembayaran Tagihan Pasien RS, Rekap Tagihan Pasien, Sistem Pembayaran rumah sakit, Transaksi Registrasi Keluar)

Transaksi Registrasi Keluar digunakan pada saat transaksi pasien pulang. Di sini kasir akan menutup semua transaksi yang telah dilakukan antara pasien dan pihak rumah sakit dari awal registrasi masuk pasien, hingga pemesanan bed, transaksi tindakan, transakasi room charge, transaksi billing langsung, dan lain-lain. Dalam menu transaksi ini terdapat tiga bagian yang vital/penting yaitu : identitas pasien, nilai nominal yang harus dibayar atau diselesaikan dan grid rincian pelayanan rumah sakit dan tindakan yang telah dilakukan terhadap pasien. Pada transaksi ini akan mengeluarkan bukti yang dapat digunakan sebagai bukti resmi pembayaran atau klaim pasien ke instansi.

Cara membuka Menu Registrasi Keluar yaitu pilih menu Transaksi kemudian pilih menu Trs. Registrasi Keluar kemudian diklik kiri atau bisa langsung menggunakan penekanan kombinasi tombol Ctrl + U. Seperti gambar di bawah ini :

 

http://apl-support.blogspot.co.id

Gambar 2. Tampilan Transaksi Registrasi Keluar

Cara Penggunaan :                                                                                                                        

1.	No. Registrasi : pengisian ini dapat dilakukan dengan mengetikkan langsung atau menekan F12. Dengan mengisikan No. Registrasi maka data pasien yang diinginkan secara otomatis akan muncul No.Rekam Medis, Identitas Pasien dan informasi biaya yang harus dibayar.
2.	No. Rekam Medik, No.Kwitansi, Nama Pasien, Alamat, Kota : Isian disini akan secara otomatis terisi ketika No. Registrasi sudah terisi.

3.	Tanggal/Jam Pulang : Diisi sesuai dengan tanggal kepulangan dan transaksi keluar (transaksi administrasi) dari pasien. Disini dapat menggunakan bantuan F12 untuk sesuai tanggal di sistem.
4.	Klaim Jaminan Utama : Isian disini secara otomatis akan terisi sesuai dengan jaminan utama yang digunakan pada saat awal registrasi masuk.

5.	Subsidi Rumah Sakit : Diisi jika ada, yang merupakan subsidi atau keringanan dari pihak rumah sakit beserta nilai nominalnya.
6.	Klaim Lain : Jika menggunakan Klaim lain selain dari subsidi atau dari pihak rumah sakit, maka entrian disini harus diisi. Contoh klaim lain yaitu dengan menggunakan klaim Askes.

7.	Deposit : Nilai/jumlah Deposit akan muncul secara otomatis, apabila sudah terjadi transaksi deposit terhadap pasien. Dan tentunya dengan No. Registrasi yang sama.
8.	Pembayaran Tunai : isi dari pembayaran tunai ini akan masuk ke Rekening Kas, sesuai dengan tempat uang pembayaran diterima (dibedakan sesuai dengan titik uang pembayaran diterima). Secara otomatis sistem akuntansi akan mencatat semua masukan sebagai kas dari unit yang menerima uang tersebut.

9.

Setelah semua entrian terpenuhi sesuai dengn fungsinya maka langkah selanjutnya yaitu menekan tombol "Simpan".

11. Transaksi Registrasi Masuk Pendaftaran Rawat Jalan , Inap , UGD

Pada postingan yang lalu mengenai Langkah-langkah Instalasi Billing System Rumah Sakit, kali ini saya akan bahas mengenai Pendaftaran pasien dengan Transaksi Registrasi Masuk.
Transaksi Registrasi Masuk digunakan untuk meregistrasi masuk (karcis) dan mencatat pasien atau mencatat data-data transaksi kunjungan pasien.  Cara membuka Menu Registrasi Masuk yaitu pilih menu Transaksi kemudian pilih menu Trs. Registrasi Masuk kemudian diklik kiri atau bisa langsung menggunakan penekanan kombinasi tombol Ctrl + R. Seperti gambar di bawah ini:

             http://apl-support.blogspot.co.id

.                      Gambar 3. Cara membuka Menu Registrasi Masuk

Cara membuka form Data instalasi adalah pilih menu Data Master kemudian pilih sub menuData bagian pegawai kemudian klik kiri untuk membuka menu. Seperti gambar di bawah ini :

 

1.      No. Registrasi : otomatis akan mengurutkan sendiri apabila memasukan data pada registrasi masuk dan menyimpannya. Pada No. Registrasi ini dapat di klik pada tombol F12 apabila kita akan mem-void (membatalkan) data atau mengecek kembali data yang sudah tersimpan. Jadi No. Registrasi ini akan diberikan kepada pasien setiap kali kunjungan secara otomatis. Sedangkan kotak sebelah kanannya yang berwarna adalah menampilkan No.Registrasi terakhir yang sudah ditransaksikan. Untuk mencari data yang sudah masukkan tadi yaitu dengan menekan tombol F12pada No registrasi menu cari atau diketik langsung. Tampilan searching seperti gambar dibawah ini.

                                    http://apl-support.blogspot.co.id

Gambar 5. Langkah mencari data

2.      No. Rekam Medis : pada kotak ini klik tombol F12 kemudian akan muncul Form Transaksi Data Sosial Pasien, yang berfungsi untuk mengisikan data pasien yang akan masuk. Dan No. Rekam Medis akan terisi secara otomatis, akan tetapi jika kita hafal No. Rekam Medis tersebut, dapat kita ketikkan nomor MR pasien pada kotak putihdan data yang tersimpan akan terpanggil, atau dapat dibaca langsung lewat Barcode Reader yang tercetak pada kartu MR yang di bawa pasien.

3.  NIP, Golongan, Kode Bagian, Nama Pasien, Alamat, Kota, dan Jenis Kelamin : akan muncul secara otomatis.  Dan data ini diperoleh dari Data Sosial Pasien dengan No.Rekam Medis yang diisikan.

4.      Layanan Registrasi : berisi tempat layanan dimana pasien akan ditempatkan atau yang diinginkan pasien.

5.   Instalasi Registrasi : Tempat dimana pasien melakukan registrasi (Rawat Jalan, Rawat Inap, Rawat Darurat).  Kotak ini akan terisi otomatis apabila kotak layanan registrasi sudah diisini. Kelas Perawatan Isian ini dapat menggunakan bantuan F12. jika tidak hafal kode yang dipakai.

  
               http://apl-support.blogspot.co.id 
              Gambar 6. Tampilan kelas perawatan

6.      Jaminan/Cara Bayar : Tipe jaminan yang akan dipakai oleh pasien. Ini berisi nama penjamin. Disini dapat menggunakan bantuan F12 pada jamianan/cara bayar.

  

 

http://apl-support.blogspot.co.id

Gambar 7. Tampilan Search Form Jaminan Pasien Rawat Jalan, Rawat

Darurat dan Rawat Inap

7.  Tarif Registrasi : Tipe atau jenis tarif yang digunakan untuk masing-masing pelayanan. Disini dapat menggunakan bantuan F12 pada Cara Masuk : Berisi tentang bagaimana pasien datang ke rumah sakit. Disini dapat menggunakan bantuan F12.

8.      Rujukan Dari : berisi data tentang bagaimana pasien datang. Di rujuk atau rujukan darimana

9.     Kunjungan ke : walaupun kotak berwarna putih ini tidak perlu diisikan karena komputer akan mengisi sendiri (otomatis).  Urutan kunjungan ini berdasarkan Layanan

10.  Jenis Inap : Jenis inap untuk pasien Rawat Inap (khusus untuk registrasi masuk rawat inap).  Disini dapat menggunakan bantuan F12.

   

 

                                                         http://apl-support.blogspot.co.id

                                                        Gambar 8. Tampilan Search Form Jenis Inap

11.  Reg dan RM Ibu : ini berisikan untuk jenis Rawat Inap Perinatal dan Obstetri (khusus untuk registrasi masuk rawat inap).

12.  Tanggal/Jam Masuk : ini menyesuaikan tanggal dan jam masuknya pasien saat registrasi masuk.

13.  SMF/UPF : Satuan Medis Fungsional/Unit Pelayanan Fungsional, isi disini sesuai dengan pengelompokan yang distandarkan dengan pemerintah untuk tindakan medis yang akan dilakukan terhadap pasien. Disini dapat menggunakan bantuan F12.

14.    Diagnosa Awal : diagnosa penyakit atau gejala-gejala yang akan diperiksakan

15.    Biaya Registrasi : ini akan secara otomatis mengisi sendiri sesuai dengan Tarif Registrasi yang ditentukan

16.    Bayar Tunai : ini diisi apabila pasien mau membayar tunai biaya registrasinya.

17.    Kekurangan : ini secara otomatis akan terisi apabila pasien akan menangguhkan pembayaran registrasinya

18.    Hutang Pasien : ini secara otomatis akan terisi apabila pasien masih berhutang pada pihak rumah sakit pada kunjungan sebelumnya

19.    Setelah semua selesai terisi, klik tombol SAVE/Simpan untuk menyimpan data.    

KESIMPULAN

Billing dapat juga diartikan mengirimkan bukti transaksi, atau mengumumkan bukti transaksi. Pada dasarnya sistem billing merupakan sistem pencatat dan pemonitor transaksi berbentuk software. Sistem billing di Rumah sakit berfungsi mengatur dan memproses semua tagihan yang berkaitan dengan item atau jasa yang dijual. dan khususnya di rumah sakit, item-item tersebut lebih khusus kepada obat-obatan, dan juga tindakan-tindakan medis. Billing system Rumah sakit  itu terdiri dari 3 macam yaitu Manual / Stand Alone Bill System, Semi Integrated Bill System dan Fully Integrated Bill System. Contoh Pengaplikasian Billing System pada Pasien di rumah Sakit misalnya transaksi registrasi keluar digunakan pada saat transaksi pasien pulang. Di sini kasir akan menutup semua transaksi yang telah dilakukan antara pasien dan pihak rumah sakit dari awal registrasi masuk pasien, hingga pemesanan bed, transaksi tindakan, transakasi room charge, transaksi billing langsung, dan lain-lain. 

DAFTAR PUSTAKA

Anonim.2013. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2013 Tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.Jakarta:Menkes RI

Akbar, Jannovareros.2013.Langkah-langkah Instalasi Billing System Rumah Sakit. (online)(http://apl-support.blogspot.co.id/2013/10/langkah-langkah-instalasi-billing.html diakses tanggal 7 Oktober 2015)

Firman. 2008. Billing System Rumah Sakit.(online) (https://440194soft.wordpress.com/2008/06/12/billing-system-rumah-sakit/ diakses tanggal 7 Oktober 2015).

Syifa,Bina.2015. Bentuk, Mekanisme, dan Perangkat Sistem Billing Warnet.(online)( http://www.binasyifa.com/519/02/27/bentuk-mekanisme-dan-perangkat-sistem-billing-warnet.htm diakses tanggal 7 Oktober 2015)